Пунктом 1 ст. 34 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (далее - Закон N 52-ФЗ) предусмотрено, что в целях предупреждения возникновения и распространения инфекционных заболеваний, массовых неинфекционных заболеваний (отравлений) и профессиональных заболеваний работники отдельных профессий, производств и организаций при выполнении своих трудовых обязанностей обязаны проходить предварительные при поступлении на работу и периодические профилактические медицинские осмотры (далее - медицинские осмотры). Пункт 5 той же статьи указывает, что данные о прохождении медицинских осмотров подлежат внесению в личные медицинские книжки. Работы в образовательных организациях всех типов и видов, входят в перечень работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников (часть четвертая ст. 213 Трудового кодекса РФ, п. 18 приложения N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н).
В силу части второй ст. 212 и части седьмой ст. 213 Трудового кодекса РФ в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя.
Поэтому в указанном в вопросе случае расходы на оформление личных медицинских книжек работников должен нести работодатель.
Добавим также, что в соответствии с позицией, сформулированной Минфином России в письме от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, затраты на возмещение работникам организации стоимости оплаченных ими за свой счет обязательных предварительных медицинских осмотров и на оформление медицинских книжек при трудоустройстве на работу на основании представленных ими документов могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством.